Regulamin świadczenia usług florystycznych Floraventra

1. Wstęp

Niniejszy dokument (dalej: „Regulamin”) określa zasady świadczenia usług florystycznych przez Floraventra, działającą jako profesjonalna firma florystyczna specjalizująca się w luksusowych bukietach, aranżacjach kwiatowych oraz instalacjach florystycznych na potrzeby ślubów, eventów i innych uroczystości (dalej: „Usługodawca”).

Regulamin określa w szczególności prawa i obowiązki Usługodawcy oraz klienta korzystającego z usług Floraventra (dalej: „Klient”), zasady składania i realizacji zamówień, warunki płatności, zmiany i anulowania zamówień, tryb składania reklamacji, a także zasady ochrony danych osobowych i korzystania z materiałów objętych prawem autorskim.

Korzystanie z usług Floraventra, w tym złożenie zamówienia na bukiety, dekoracje lub instalacje kwiatowe, oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu. Regulamin ma zastosowanie zarówno do Klientów indywidualnych, jak i biznesowych, w tym podmiotów organizujących śluby, przyjęcia, wydarzenia firmowe oraz inne uroczystości.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

• Klient — osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która składa zamówienie na usługi florystyczne Floraventra lub zawiera z Usługodawcą umowę o świadczenie usług florystycznych.
• Usługodawca / Floraventra — podmiot profesjonalnie świadczący usługi florystyczne, odpowiedzialny za przygotowanie oraz realizację kompozycji kwiatowych, bukietów, dekoracji i instalacji florystycznych.
• Usługa — każda usługa florystyczna świadczona przez Floraventra, w szczególności: przygotowanie bukietów, kwiatów ciętych, kompozycji okolicznościowych, dekoracji ślubnych i eventowych, aranżacji przestrzeni oraz instalacji kwiatowych zgodnie z ustaleniami z Klientem.
• Zamówienie — oświadczenie woli Klienta zmierzające do zawarcia umowy z Usługodawcą, obejmujące w szczególności określenie rodzaju Usługi, zakresu dekoracji, preferowanej kolorystyki, budżetu, daty oraz miejsca realizacji.
• Umowa — porozumienie zawarte pomiędzy Klientem a Usługodawcą, określające szczegółowe warunki realizacji Zamówienia, w tym zakres prac, terminy, wynagrodzenie i ewentualne dodatkowe ustalenia, zawarte w formie pisemnej, mailowej lub innej utrwalonej korespondencji.
• Materiały Florystyczne — wszelkie wykorzystywane do realizacji Zamówienia rośliny, kwiaty cięte, zieleń dekoracyjna, dodatki florystyczne, oprawa techniczna (stojaki, konstrukcje, naczynia), świece i inne elementy dekoracyjne.
• Przedpłata / zadatek — kwota uiszczona przez Klienta na poczet przyszłego wynagrodzenia Usługodawcy, potwierdzająca rezerwację terminu i zobowiązanie się do realizacji Zamówienia na określonych warunkach.
• Serwis internetowy — strona internetowa Floraventra dostępna pod adresem https://floraventra.com, zawierająca informacje o ofercie, inspiracjach, realizacjach oraz formularzach kontaktowych.

3. Zakres i realizacja usług

3.1. Rodzaje świadczonych usług

Floraventra świadczy kompleksowe usługi florystyczne o charakterze indywidualnym i eventowym, obejmujące w szczególności:

• tworzenie bukietów okolicznościowych oraz kompozycji kwiatowych na zamówienie,
• przygotowanie pełnej oprawy florystycznej ślubów i przyjęć weselnych (m.in. dekoracja ceremonii, sali, stołów, bukiety ślubne, butonierki),
• aranżacje kwiatowe na eventy, gale, bankiety i wydarzenia firmowe,
• projektowanie i montaż instalacji florystycznych oraz dekoracji przestrzennych we wnętrzach i plenerze,
• bieżące dekoracje kwiatowe dla firm, hoteli, restauracji i butików,
• innych usług florystycznych uzgodnionych indywidualnie z Klientem, zgodnie z charakterem danej uroczystości.

3.2. Etapy składania zamówienia

Proces złożenia i realizacji Zamówienia obejmuje następujące etapy:

1. Kontakt wstępny — Klient kontaktuje się z Floraventra, w szczególności poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie /contact-us/, telefonicznie lub mailowo, przedstawiając wstępne oczekiwania i termin wydarzenia.
2. Konsultacja — na podstawie informacji od Klienta Usługodawca przedstawia możliwości florystyczne, proponowaną kolorystykę, styl aranżacji oraz wstępny budżet. W razie potrzeby możliwe jest umówienie osobistego lub zdalnego spotkania konsultacyjnego.
3. Oferta i wycena — Usługodawca przygotowuje pogłębioną ofertę oraz propozycję wyceny, uwzględniając m.in. rodzaj kwiatów, sezonowość, zakres dekoracji, logistykę i montaż.
4. Akceptacja i potwierdzenie — po zaakceptowaniu oferty przez Klienta, Strony ustalają ostateczny zakres Usługi, a Klient zobowiązany jest do uiszczenia wymaganej Przedpłaty w terminie wskazanym w ofercie.
5. Realizacja — Floraventra przygotowuje Materiały Florystyczne i realizuje Usługę w uzgodnionym terminie oraz miejscu, z należytą starannością, zgodnie z przyjętym stylem i zakresem.
6. Odbiór i demontaż — jeżeli charakter Usługi tego wymaga, Usługodawca dokonuje montażu oraz późniejszego demontażu dekoracji, zgodnie z ustaleniami umownymi (np. dekoracje ślubne i eventowe).

3.3. Warunki realizacji zamówienia

Realizacja Zamówienia jest uzależniona od terminowego uiszczenia Przedpłaty oraz od dostępności wskazanych w ofercie kwiatów i materiałów. Z uwagi na sezonowość oraz specyfikę Materiałów Florystycznych, Floraventra zastrzega sobie prawo do zastąpienia określonych gatunków kwiatów innymi, o zbliżonym charakterze, jakości i estetyce, bez uszczerbku dla ogólnego efektu kompozycji.

W przypadku realizacji usług w określonych lokalizacjach (sale weselne, obiekty eventowe, plener) Klient zobowiązany jest do zapewnienia dostępu do miejsca montażu w uzgodnionym czasie oraz do poinformowania właściciela obiektu o planowanych dekoracjach. Ograniczenia przestrzenne lub techniczne danego obiektu mogą mieć wpływ na ostateczny kształt aranżacji i zostaną uwzględnione na etapie projektu.

4. Ceny, płatności i formy rozliczeń

4.1. Cennik i indywidualne wyceny

Ceny usług Floraventra ustalane są indywidualnie, w zależności od zakresu projektu, rodzaju i ilości Materiałów Florystycznych, stopnia skomplikowania kompozycji, lokalizacji wydarzenia oraz wymaganej logistyki. Wszelkie podawane wstępne przedziały cenowe mają charakter informacyjny, a wiążąca jest wycena zawarta w zaakceptowanej przez Klienta ofercie.

Na życzenie Klienta Floraventra może przygotować kilka wariantów cenowych, różniących się zakresem dekoracji lub wykorzystanymi materiałami. Dla większych realizacji (np. kompleksowa oprawa ślubu lub dużego eventu) możliwe jest przedstawienie orientacyjnego kosztorysu z rozbiciem na poszczególne strefy i elementy dekoracji.

4.2. Terminy i formy płatności

Warunkiem potwierdzenia terminu realizacji Zamówienia jest dokonanie przez Klienta Przedpłaty w wysokości oraz terminie wskazanym w ofercie lub Umowie. Pozostała część wynagrodzenia jest płatna zgodnie z ustaleniami Stron, najpóźniej na dzień realizacji Usługi lub w innym terminie określonym w korespondencji z Klientem.

Floraventra umożliwia w szczególności następujące formy płatności:

• przelew bankowy na rachunek wskazany w ofercie lub fakturze,
• płatność gotówką — w przypadkach uprzednio uzgodnionych z Usługodawcą,
• inne formy płatności udostępnione Klientowi indywidualnie (np. płatności bezgotówkowe, płatności online), o ile zostały wyraźnie wskazane w ofercie.

4.3. Rozliczenia i dokumenty księgowe

Po realizacji Usługi Floraventra wystawia stosowny dokument sprzedaży (rachunek lub fakturę), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i danymi przekazanymi przez Klienta. Klient zobowiązany jest do podania prawidłowych danych niezbędnych do wystawienia dokumentu księgowego.

5. Zmiany, anulowanie zamówień i reklamacje

5.1. Zmiana terminu i zakresu zamówienia

Klient ma prawo wystąpić do Floraventra z wnioskiem o zmianę terminu realizacji Usługi lub zakresu Zamówienia. Możliwość wprowadzenia zmian oraz ich warunki zależą od:

• aktualnej dostępności danego terminu,
• zaawansowania prac przygotowawczych,
• dokonanych zamówień Materiałów Florystycznych,
• specyfiki wydarzenia oraz uzgodnień z obiektem / organizatorem.

Zmiany powinny zostać zgłoszone możliwie jak najwcześniej, w formie umożliwiającej ich utrwalenie (np. mailowo). Jeżeli zmiana zakresu Zamówienia skutkuje zwiększeniem lub zmniejszeniem wartości Usługi, Strony odpowiednio aktualizują ofertę oraz ustalają nową wysokość wynagrodzenia.

5.2. Anulowanie zamówienia

Klient może anulować Zamówienie, jednakże z uwagi na specyfikę branży florystycznej oraz konieczność wcześniejszego zakupu świeżych kwiatów, skutki anulowania uzależnione są od momentu zgłoszenia rezygnacji. W szczególności:

• Przedpłata (zadatek) może zostać zatrzymana przez Usługodawcę w całości lub w części, jeżeli do anulowania doszło po rozpoczęciu przygotowań lub poniesieniu kosztów zakupu Materiałów Florystycznych.
• W przypadku anulowania Zamówienia na krótko przed terminem realizacji (np. w okresie, gdy kwiaty zostały już zamówione i dostarczone), Klient może zostać obciążony kosztami poniesionymi przez Floraventra w związku z przygotowaniem Usługi.

5.3. Reklamacje

Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą sposobu realizacji Usługi, jakości kompozycji lub zgodności efektu z ustaleniami zawartymi w Umowie. Reklamacje należy zgłaszać niezwłocznie, nie później niż w terminie 48 godzin od daty realizacji Usługi, o ile charakter danej sytuacji nie uzasadnia dłuższego terminu.

Reklamacja powinna zawierać opis zastrzeżeń Klienta, datę realizacji oraz ewentualną dokumentację (np. zdjęcia dekoracji). Floraventra rozpatruje reklamację w rozsądnym terminie, uwzględniając charakter świadczonych Usług oraz nietrwały charakter kwiatów ciętych. Możliwymi formami uwzględnienia reklamacji są w szczególności:

• propozycja częściowego zwrotu wynagrodzenia,
• propozycja rabatu na przyszłe realizacje,
• inne rozwiązanie uzgodnione indywidualnie z Klientem.

6. Odpowiedzialność i gwarancje

6.1. Gwarancja świeżości i jakość usług

Floraventra dokłada najwyższej staranności, aby wykorzystywane Materiały Florystyczne były świeże, wysokiej jakości i odpowiednio przygotowane do ekspozycji w dniu wydarzenia. Kompozycje kwiatowe są tworzone w oparciu o profesjonalną wiedzę florystyczną oraz z poszanowaniem estetyki ustalonej z Klientem.

Z uwagi na naturalny charakter kwiatów ciętych oraz zmienne warunki otoczenia (temperatura, wilgotność, ekspozycja na słońce, klimatyzacja), Floraventra nie może udzielić gwarancji utrzymania idealnego stanu dekoracji przez czas dłuższy, niż wynika to z naturalnej trwałości danego gatunku oraz warunków panujących w miejscu ekspozycji.

6.2. Zakres odpowiedzialności

Floraventra ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie Umowy, w szczególności za:

• przygotowanie kompozycji zgodnych z ustalonym stylem i kolorystyką,
• realizację dekoracji w umówionym terminie oraz miejscu,
• fachowy montaż instalacji florystycznych, o ile wchodzi on w zakres Usługi.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• uszkodzenia dekoracji wynikające z ingerencji osób trzecich, w tym gości, obsługi obiektu lub innych podmiotów,
• zmiany w wystroju dokonane przez obsługę sali, podwykonawców lub Klienta po zakończeniu montażu,
• skutki niewłaściwego przechowywania lub użytkowania bukietów przez Klienta (np. brak wody, przegrzanie, ekspozycja na wiatr, deszcz lub intensywne słońce),
• opóźnienia i utrudnienia powstałe wskutek okoliczności niezależnych od Usługodawcy, takich jak siła wyższa, nagłe utrudnienia komunikacyjne czy zakłócenia w dostawach kwiatów spowodowane czynnikami zewnętrznymi.

7. Ochrona danych osobowych i prywatność

Floraventra przetwarza dane osobowe Klientów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), oraz zgodnie z wewnętrzną polityką ochrony danych.

Dane osobowe są przetwarzane w celu:

• obsługi zapytań i Zamówień,
• zawarcia i realizacji Umowy,
• prowadzenia rozliczeń, wystawiania faktur i dokumentów księgowych,
• utrzymywania kontaktu z Klientem w sprawach związanych z realizacją Usługi,
• realizacji prawnie uzasadnionych interesów Usługodawcy (np. dochodzenie roszczeń).

Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych, okresów przechowywania, podstaw prawnych oraz praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, zostały uregulowane w odrębnym dokumencie — Polityka Prywatności. Korzystając z usług Floraventra, Klient zobowiązany jest do zapoznania się z Polityką Prywatności.

W przypadku korzystania z Serwisu internetowego, zasady stosowania plików cookies oraz podobnych technologii opisane są szczegółowo w Polityce Cookies.

8. Prawa autorskie i wykorzystanie materiałów

Wszelkie projekty kompozycji kwiatowych, aranżacji i instalacji florystycznych przygotowywane przez Floraventra stanowią przejaw działalności twórczej i mogą podlegać ochronie na podstawie przepisów o prawie autorskim oraz prawach pokrewnych.

Floraventra zastrzega sobie prawo do wykonywania dokumentacji fotograficznej zrealizowanych dekoracji oraz do wykorzystywania tych materiałów w celach promocyjnych, portfolio, na stronie internetowej https://floraventra.com, w mediach społecznościowych oraz w materiałach marketingowych, z poszanowaniem wizerunku Klienta i gości. W przypadku, gdy na fotografiach utrwalony jest wizerunek osób, Floraventra dąży do uzyskania stosownej zgody lub takiego ujęcia kadru, które nie narusza ich dóbr osobistych.

Klient oraz osoby trzecie nie są uprawnieni do kopiowania, modyfikowania, komercyjnego wykorzystywania ani dalszego rozpowszechniania zdjęć i materiałów Floraventra bez uprzedniej, wyraźnej zgody Usługodawcy, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

9. Postanowienia końcowe

Floraventra zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju oferty usług lub wprowadzenia nowych rozwiązań technicznych. Zmieniony Regulamin będzie publikowany w Serwisie internetowym z odpowiednim wyprzedzeniem.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny oraz inne powszechnie obowiązujące akty prawne. Ewentualne spory powstałe pomiędzy Klientem a Floraventra Strony będą w pierwszej kolejności starały się rozwiązać polubownie, w drodze negocjacji. W przypadku braku porozumienia, spór może zostać poddany rozstrzygnięciu właściwego sądu powszechnego.

Wszelkie pytania związane z treścią Regulaminu, zasadami współpracy lub interpretacją poszczególnych postanowień można kierować za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie /contact-us/ lub innymi kanałami komunikacji wskazanymi w zakładce Kontakt.